Na czym konkretnie polega ewidencja zwrotów i reklamacji?

Mobile HS EJ - kasa firmy Posnet

Generalnie mówi się, że przedsiębiorca korzystający z kasy lub drukarki fiskalnej dokonuje ewidencji obrotu, wprowadzając odpowiednie dane do urządzenia oraz wystawiając i wydając klientom paragony. W rzeczywistości jednak do obowiązków podatnika należy szereg konkretnych, rutynowych działań. Co więcej, musi on również wiedzieć, jakie podjąć kroki w szczególnych sytuacjach sprzedażowych.

Przedsiębiorca wykonujący swoje obowiązki za pomocą urządzenia rejestrującego musi m.in. pamiętać o właściwym przechowywaniu książki serwisowej i archiwizowaniu kopii wystawionych paragonów, a także o poprawnym realizowaniu raportów dobowych bądź miesięcznych czy też zadbaniu o terminowe wykonywanie przeglądów serwisowych (nie rzadziej niż co 2 lata). A do tego dochodzą okoliczności specjalne – jak np. czynności podejmowane, gdy dojdzie do błędu na fiskalnym dowodzie sprzedaży albo przy zwrotach i reklamacjach. Dziś powiemy sobie o ostatnim z wymienionych przypadków.

Urządzenia fiskalne wobec reklamacji i zwrotów

Zwroty towarów bądź reklamacje produktów lub usług. Tego typu sytuacje nie należą do rzadkich w świecie biznesu ani też nie wywołują szczególnego zdziwienia. O ile jeszcze reklamacje wynikają z błędów w procesie produkcyjnym, transportowym czy realizacyjnym – a więc w skrócie: będących raczej „po stronie” przedsiębiorcy – o tyle przyczyny zwrotów potrafią być jeszcze liczniejsze i różniejsze. Bardzo często klient ma prawo do okresowego oddania nieużywanego towaru nawet wtedy, gdy „prezent okazał się nietrafiony” albo po prostu nabywca „zmienił zdanie co do danego produktu”. Oczywiście, może to zrobić na podstawie wystawionego w ramach tej transakcji paragonu. Tak więc powody bywają rozmaite – mówmy jednak o tym, co stałe i konieczne w takich przypadkach.

Kwestia ta jest o tyle ciekawa, że z jednej strony przytoczone sytuacje zdarzają się dość często, ale z drugiej – urządzenia rejestrujące, biorące bezpośredni udział w tych sprawach, nie mają na nie konkretnej „odpowiedzi”. Co to znaczy? Zarówno kasy, jak i drukarki fiskalne charakteryzują się tym, że trwale zapisują wprowadzone do nich dane oraz wykonane za ich pomocą operacje. Innymi słowy, paragon raz wystawiony, w przypadku zwrotu lub reklamacji, nie może zostać „cofnięty”, wykasowany lub poprawiony. Specyfika tych urządzeń na to nie pozwala. Ale jak nietrudno się domyślić – trzeba jakoś odnotować te fakty, by nie doszło do błędów w dokumentacji, które są w stanie rzucić cień na prawidłowość ewidencjonowania obrotu.

Ewidencja zwrotów i reklamacji – jak to się robi?

I owszem – mimo barier, jakie stawiają kasy i drukarki fiskalne, podatnik musi podjąć w takich okolicznościach odpowiednie kroki. Zgodnie z funkcjonującymi przepisami, każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż towarów lub usług za pomocą urządzenia rejestrującego ma obowiązek sporządzać oddzielną ewidencję zwrotów i reklamacji. Ustalenia te jasno mówią, że polega to na wykonywaniu stosownych notatek, zawierających niezbędne informacje. Musi się w nich znaleźć np. niebudząca wątpliwości nazwa towaru lub usługi i wartość brutto – ze zwróceniem uwagi na wysokość podatku należnego VAT – a także data samej transakcji oraz zwrotu bądź reklamacji czy informacje o zwracanej kwocie (i również związanym z tym podatkiem). Ponadto, do notatki musi zostać dołączony zarówno protokół zaświadczający przyjęcie reklamacji lub zwrotu (czytelnie podpisany przez sprzedawcę oraz nabywcę), jak i dokument potwierdzający wcześniejsze wykonanie transakcji, o jakiej jest mowa.

Niemniej, przepisy nie mówią już dokładnie, w jaki sposób podatnik ma przechowywać taką dokumentację. Można więc powiedzieć, że pozostawia się tu mu pewną dowolność. Przedsiębiorca może do prowadzenia ewidencji reklamacji i zwrotów użyć oddzielnej teczki albo osobnego zeszytu bądź segregatora. Ważne, by przy każdej takiej sytuacji były sporządzane takie wpisy, uzupełnione o konieczne i precyzyjne dane (jak wyżej). Porządek w dokumentacji znajdzie zastosowanie również, gdy ktoś z Urzędu Skarbowego poprosi o wgląd do niej lub gdy podatnik sam zechce odnotować te poprawki w księdze przychodów i rozchodów. Niemniej – to kolejna sprawa, której przedsiębiorca nie może zlekceważyć. Bo z dużym prawdopodobieństwem da się stwierdzić, że jeśli pracuje on z użyciem kasy lub drukarki fiskalnej – to kwestia ta prędzej czy później będzie go dotyczyć.

1 Comment

  1. Anna.B

    Tak właśnie robię, jak jest powiedziane w tekście. A przechowuję dokumentację w oddzielnym segregatorze z koszulkami 🙂

    Reply

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Odpowiedz poprawnie *